Заверение прошитых копий документов

Прошивка документов иголкой и капроновыми нитками — немного устаревший, но все же действенный способ привести документы в надлежащий вид. К процессу прошивки необходимо относиться со всей ответственностью, так как многие организации скрупулезно относятся к внешнему виду документов — неправильная прошивка может повлечь за собой отказ в принятии документа, а это в свою очередь чревато потерей ценного времени. Еще одна причина заключается в том, что плохо прошитые документы можно легко разъединить. Таким образом, есть риск подлога или потери документа. Необходимо помнить, что документы, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты.

Заверять копию документа, следуя ГОСТу, опасно?

Правила для многостраничного документа Как видите, если необходимо заверить документ, составленный на одном листе, то проблем возникнуть не должно. А как быть, если документ состоит, например, из ста страниц?

Нужно ли в этом случае заверять каждый лист или можно заверить весь документ целиком? Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от При этом при прошивке многостраничного документа необходимо: обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и т. Также финансисты порекомендовали представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

Это позволит предотвратить повторное истребование налоговыми органами документов. Если надо заверить пачку документов На практике достаточно часто у компаний возникает необходимость направлять в налоговые органы большой объем документов он может исчисляться тысячами листов копий. Например, это касается организаций, реализующих товары на экспорт. Ведь им для подтверждения права на применение нулевой ставки НДС и налоговых вычетов нужно ежеквартально представлять в налоговые органы копии документов по экспортным операциям.

Минфин России и налоговые органы считают, что так поступить нельзя. По их мнению, исходя из положений ст. Такие разъяснения даны в письмах Минфина России от К сожалению, и суды разделяют эту точку зрения. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от В этом деле была рассмотрена следующая ситуация.

Инспекция выставила организации требование о представлении документов. Компания его выполнила и передала налоговикам заверенную подшивку копий документов. Поэтому компания обратилась в суд с заявлением о признании незаконным действия налоговой инспекции, но в суде потерпела фиаско.

Арбитры признали действия налогового органа законными и указали, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Законные способы заверения документов в РФ Документы и их копии, используемые российскими гражданами и организациями, можно заверять следующими основными способами: нотариально; самостоятельно посредством личных и корпоративных реквизитов; с помощью апостиля и легализации для документов, сформированных за рубежом либо предназначенных для использования за границей. Изучим особенности задействования каждого из них.

Следует сшить

Если печать у организации есть, ее проставление обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Образец отметки о заверении копии представлен ниже. Обратите внимание Если копия документа должна быть направлена в другую организацию, то правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа, например, трудовой книжки. Если документ многостраничный На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

ЗАВЕРЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО!

Оставить комментарий Давайте представим, что Вам надо срочно сдать копии документов в банк, на получение предприятием кредита или в налоговую инспекцию в ходе проводимой плановой проверки. Одно дело, когда заверяется копия одного листа. А если их ? Заверять каждый — дня не хватит. Сегодня говорим о том, как провести заверение многостраничных копий. Напоминаю: что копией документа является его экземпляр, который полностью воспроизводит всю информацию, что имеется в подлиннике. Ксерокопия приказа или распоряжения, ксерокопия устава или страницы журнала — это все копии.

Как правильно заверить копию документа

Установлены новые требования к копиям документов. Как заверить копию по новым правилам? Рассмотрим требования ГОСТ. В связи с этим печать организации ставится при наличии.

Полезное видео:

Как заверить копию документа

Заверение копий документов Несмотря на быстрое развитие электронного документооборота, деятельность многих организаций все еще связана с бумажной документацией. Оригиналы оформляют в определенном количестве экземпляров зачастую это регламентируется ГОСТами и нормативными документами. Совсем по-другому выглядит ситуация с копиями. Их может сниматься неограниченное количество, при этом, если заверить их надлежащим образом, они будут иметь юридическую силу, а в некоторых ситуациях даже приравниваться к оригиналу. Это документация несущая аналогичную содержащейся в подлиннике информацию. Обычная бумажная ксерокопия действительно полностью соответствует подлиннику.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пример 4 Внутренняя справка Копия документа Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа. Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Фрагмент документа Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от При этом именно вторая из них имеет юридическую силу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Унифицированные системы документации.

Руководство как прошивать и заверять документы

В своем письме от Ранее заверенной считалась копия документа, на которой есть все реквизиты, придающие ей юридическую силу, что делало обязательным заверение каждого листа. Теперь делать это необязательно. Россиянам отменят ограничения на электронный документооборот К прошитым вместе копиям документов минфин предъявляет несколько требований. Во-первых, текст документа, все даты, визы и резолюции должны быть свободно читаемы. Во-вторых, страницы следует сшивать таким образом, чтобы их можно было легко отксерокопировать. В-третьих, прошивка должна быть достаточно прочной, чтобы пачка копий не разваливалась при чтении. И последнее, все страницы документа следует пронумеровать и указать общее количество листов. Вся необходимая налоговикам информация должна присутствовать на документе.

Заверение копий документов при налоговой проверке

Цитата Татьяна ВМ :В ходе камеральной проверки у нас запросили документы. Сделала копии, получается около листов. Скажите пожалуйста, можно ли частями сшить их, и на сшиве заверить. Или же все таки каждый документ необходимо заверять?

Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о.

Справки, копии и выписки из документов

Заверяем документы правильно! Важно Налоговым кодексом не предусмотрено представление в налоговый орган копий документов в подшивки, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Аргументы в Минфине приводят следующие: было принято постановление ФАС Московского округа от 5 ноября г. Как правильно сшивать и заверять документы для налоговой Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также — страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Инфо А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости.

Многостраничный документ: заверяем по правилам

Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги. Можно сшить документы через три отверстия — подготовив три прокола шилом, расстояние между которыми должно быть примерно см.